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雇主與員工都該了解的遠距工作法律議題

Updated: Jul 29, 2022

by Wei-An Wang, on April 21, 2022



在這個後疫情時代,遠距工作成為許多人的常態,這種新型態的工作模式產生了許多以往未被大眾留意探討過的議題。我們將在這篇文章裡點出五個相關的法律議題。


一、H-1B簽證持有人的變更工作地點通報


H-1B工作簽證是由移民局與勞工局共同監管,勞工局規定雇主必須透過labor condition application (LCA) 向勞工局提交員工的工作地點。在 H-1B 工作期间,若工地地点发生变化或需要额外的工地地点,您可能需要透過提交新的LCA通報勞工局。根據勞工局的指南,若新的工作场所位于同一都市统计区 (Metropolitan Statistical Area; MSA) 内,一般來說雇主无需提交新的 LCA。 MSA 被定义为“與原工作地点正常通勤距离内的区域。”在勞工局的網站上有詳細提出哪些區域是屬於你查詢地點的同一都市統計區,比方說New York County 的MSA 包含了New York-Newark-Jersey City, NY-NJ-PA Metropolitan Statistical Area,也就是說最遠到賓州都算是曼哈頓的正常通勤距離。


因此,如果 H-1B 員工遠距工作的地點与公司辦公室在同一个 MSA 内,且勞動關係無其他重大變化,则雇主无需为新的工作地点提交新的 LCA。


那萬一新的遠距工作地點與原工作地點不在同一個MSA內呢?法規容許員工在這種情況下短期遠距工作每年至多30個到60個工作日,若每年的實際遠距工作可能超過這個短期特例,則您將需要向勞工局提交新的LCA,並且您也需要向移民局提交H-1b的修正申請以修改工作地點。


二、遠距工作對信息隱私與數據安全的影響


員工可能會接觸到廣泛的機密資訊與敏感信息,身為老闆的你當然不希望你的商業機密資訊外洩,若您的工作涉及客戶隱私與通信保密,例如律師或會計師,那麼您更需要在數據隱私與資訊安全上下功夫。員工在遠距工作時可能是使用不安全的家庭網絡連線,這使員工容易輕易地受到攻擊。我們建議您要求所有的員工使用公司的安全連接(例如VPN虛擬專用網絡)來連線,或是要求多重驗證登入,以確保資訊安全。


若員工是使用自己的電腦,那麼您也要要求員工升級電腦的防護裝備,例如定期更新防毒軟件。在員工教育上,我們也建議公司能夠有一份針對遠距工作的公司數據隱私政策與定期的員工訓練,使員工了解信息數據安全的重要性,例如要求員工不得讓自己的親友使用公司派發的電腦,不得分享登入資訊給第三人等。


三、遠距工作對競業禁止的衝擊


遠距工作使得許多員工能夠在全球的任何角落為公司工作,這也為傳統的員工競業禁止契約帶來挑戰。傳統的競業禁止契約通常會有地域限制,限制員工在終止勞動關係後不得再一定地域範圍內(例如25英里或甚至到250英里內)為其他的競爭對手工作。但現在因為遠距工作的潮流,許多人得以在世界的任何地方工作,那麼此時競業禁止契約裡所規定的地域範圍限制可能就起不了作用了。比方說,員工原先在灣區的一間科技公司上班,在離職後,跑去替一個灣區的另一個有競爭關係的新雇主工作,但因為新雇主允許遠距工作,員工實際上是搬到了墨西哥,在墨西哥遠距工作,那麼這時候員工可能會對前僱主的指控抗辯說「阿我又沒有在限制區域內工作,我實際工作地點離前公司根本遠超過限制範圍」在這種情況下,這份前公司的競業禁止契約究竟還能不能起作用呢?在這邊法院的見解是認為要以前雇主與新雇主兩間公司的距離來判斷,而不是以員工實際工作地點來判斷。


根據賓州聯邦法院的一項判決,若雇主位於限制區域外,只要員工不與位於限制區域內的客戶合作,儘管他在限制區域內遠距工作,也不會違反競業禁止的規定。由此可見,相較於員工遠距工作的地點,法院較注重新雇主的地理位置。此外,因為員工遠距工作所在州可能與雇主所在州不同,法院也要求雇主要同時瞭解並遵循雇主所在州和员工远程工作所在州的竞业禁止法,因此雇主在擬定競業禁止契約時,一定要將此一併納入考量。


四、遠距工作對所得稅的影響


一般来说,您的所得税是根据您赚取收入时的实际位置而定的。 因此,如果您的工作办公室在 A 州,但由于疫情的關係,您在 B 州全职生活和工作,那麼您将向 B 州支付所得稅和所有其他税款。如果 B 州的所得税低于A州 ,那麽你就可以享受到這個稅務上的優惠。


但少數州(包含紐約州)是根據雇主辦公室所在地來向員工徵收所得稅,比方說,只要你的公司在曼哈頓,儘管妳在賓州遠距工作,你還是要向紐約州報稅,這種情況也導致員工可能受到雙重徵稅。實際上必須要看員工居住州是否允許稅收抵免,也就是允許在稅表中抵減掉已向雇主辦公室所在州支付的稅款(tax credit),來避免雙重徵稅。


因此遠距工作的員工在報稅時一定要仔細留意各所涉及的州法,雇主在預扣稅款時,也要一併注意員工居住地是否有變更。


五、雇主的義務


當員工遠距工作所在州與公司登記州不同時,雇主也要考慮是否需要向該州登記“外州公司經營許可”(Foreign qualification)。但並非一旦有一名員工在外州工作,公司就必須要在該外州登記,實際上要考量的因素包含視遠距工作是暫時的或是永久的、該遠距工作的工作型態、該州遠距工作員工的數量等。具體情況還是要視個案分析,建議雇主定期諮詢律師的建議。


此外,雇主還可能需要向員工的遠距工作所在州投保工傷賠償保險(workers compensation insurance)。一般來說,雇主需要根據員工工作的所在地為員工投保工傷賠償保險,但各州有不同的規定,所以還是必須要視個案分析。必須注意的是,只要是員工因執行工作而受到的與工作相關的傷害,儘管員工是在家工作或遠距工作,這個傷害也算是工傷,而需要被工傷賠償保險所涵蓋。


最後,我們建議僱主們最好可以建立一個完善的遠距工作政策,讓員工能夠充分了解並遵循。

隨著越來越多公司接受彈性的遠距工作模式,遠距工作的潮流勢不可擋,希望雇主與員工們都能在這波潮流下乘風破浪,帶來雙贏。


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Yen-Yi Anderson, Managing Partner of Anderson & Associates, founded the law firm in January 2014. Yen-Yi Anderson focuses her practice on excellence in business immigration, commercial law, and civil litigation.


Wei-An Wang is an Associate specializing in real estate at Anderson & Associates and a contributing author for the Anderson & Associates blog.

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